Tämä on EU:n yleisen tietoturva-asetuksen 30 artiklan mukainen seloste henkilötietojen käsittelytoimista Keravan Seudun Sukututkijat ry -yhdistyksessä.
Rekisterinpitäjä
Keravan Seudun Sukututkijat ry, Kerava
Rekisterinpitäjän edustaja: Jäsenrekisterin ylläpitäjä Marja Vakomaa, marja.vakomaa@kolumbus.fi
Kotisivujemme osoite on: https://www.kessry.com.
Henkilötietojen käsittelijät
Jäsenrekisteri: Marja Vakomaa, jäsenrekisterin ylläpitäjä
Kirjaston lainaajarekisteri: Marja Vakomaa
Käsittely tarkoitukset ja oikeusperusteet sekä rekisteröidyt ryhmät
Jäsenrekisteri
- Käsittelyn tarkoitukset: Yhdistyslain 11 §:n mukaisen velvoitteen täyttäminen ja jäsenetujen hallinnointi (mm. Sukuvakka-lehden lähettäminen).
- Oikeusperuste: Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (tietosuoja-asetuksen 6 artikla, kohta 1c).
- Rekisteröidyt: Keravan Seudun Sukututkijat -yhdistyksen jäsenet.
Kirjaston lainaajarekisteri
- Käsittelyn tarkoitukset: Kotilainojen hallinnointi.
- Oikeusperuste: Sopimus (tietosuoja-asetuksen 6 artikla kohta 1b).
- Rekisteröidyt: Keravan Seudun Sukututkijat -yhdistyksen jäsenet.
Käsiteltävät henkilötiedot ja niiden säilytysaika
Keravan Seudun Sukututkijat käsittelee seuraavia henkilötietoja toiminnassaan,
Jäsenrekisteri
- Käsiteltävät henkilötiedot: Rekisteröidyn nimi ja yhteystiedot, ulkomaalaisen osalta myös kansalaisuus sekä jäsenmaksun maksutiedot. Tunnistetiedot on saatu rekisteröidyiltä itseltään ja maksutiedot on tallennettu maksutapahtuman yhteydessä.
Säilytysaika: Henkilötietoja säilytetään Keravan Seudun Sukututkijat -yhdistyksen tietojärjestelmässä niin kauan kuin henkilö on yhdistyksen jäsen. Henkilötiedot poistetaan viivytyksettä sen jälkeen, kun rekisteröidyn ero on astunut voimaan tai hänet on katsottu eronneeksi, jonka jälkeen henkilötiedot hävitetään. Kirjanpitoon siirrettyjä jäsenmaksun maksutietoja säilytetään kirjanpitolain 2 luvun 10 §:n mukaisesti, jonka säätämän ajan kuluttua ne hävitetään
Kirjaston lainaajarekisteri
- Käsiteltävät henkilötiedot: Rekisteröidyn nimi ja yhteystiedot sekä tiedot kirjoista, jotka rekisteröity on saanut kirjastosta kotilainaksi. Tunnistetiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään ja tiedot kotilainoista on tallennettu lainaamisen ja palauttamisen yhteydessä.
- Säilytysaika: Tunnistetietoja säilytetään niin kauan kuin se ko. tarkoitukseen on tarpeellista, jonka jälkeen ne hävitetään. Lainaustiedot hävitetään kirjan palautuksen yhteydessä.
Verkkosivustolla käsiteltävät henkilötiedot selostetaan erillisessä kohdassa.
Henkilötietojen vastaanottajat ja jatkokäsittelijät
Keravan Seudun Sukututkijat ei siirrä jäsenrekisterin ja kirjaston lainaajarekisterin henkilötietoja kolmannelle osapuolelle eikä käsittele henkilötietoja edelleen muihin tarkoituksiin kuin niihin, joihin ne on kerätty.
Käsittelyn turvatoimet
Tietojenkäsittelyn turvallisuuden takaamiseksi Keravan Seudun Sukututkijat on antanut henkilötietojen vastuullisille käsittelijöille asianmukaiset ohjeet tietosuoja-asetuksen soveltamisessa. Keravan Seudun Sukututkijat ei käsittele henkilötietoja, jotka todennäköisesti aiheuttaisivat rekisteröidyn oikeuksien ja vapauksien kannalta korkean riskin toteutumisen.
Tietojen eheyden ja saatavuuden takaamiseksi ja laittoman käytön estämiseksi Keravan Seudun Sukututkijat käyttää luotettavia tietojärjestelmien ja palvelinpalvelujen toimittajia, jotka huolehtivat henkilötietojen asianmukaisesta teknisestä suojauksesta.
Rekisteröidyn oikeudet
- Rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös itseään koskevista henkilötiedoista.
- Rekisteröidyllä on oikeus saada itseään koskeva virheellinen henkilötieto oikaistua.
- Rekisteröidyllä on oikeus saada itseään koskeva henkilötieto poistetuksi rekisteristä ja kieltää henkilötietojensa käsittely.
- Rekisteröidyllä on oikeus saada itse antamansa henkilötiedot siirretyksi toiseen järjestelmään silloin, kun henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen.
- Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus henkilötietojen käsittelylle.
- Rekisteröidyllä on oikeus tehdä tietosuoja-asetuksen tai muun lainsäädännön vastaisesta henkilötietojen käsittelystä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon.
Mitä henkilötietoja keräämme kotisivuillamme ja miksi
Kommentit
Kun sivuston käyttäjät jättävät kommentteja sivustolle, keräämme kommenttilomakkeessa olevat tiedot, sekä käyttäjän IP-osoitteen ja selaimen versiotiedot roskaviestien tunnistamisen helpottamiseksi.
Kun vierailijat jättävät kommentin tälle sivustolle keräämme tiedon, joka on näkyvissä kommentointikentissä, IP-osoitteen sekä selaimen versioon liittyvät tiedot. Sähköpostiosoitteesta luotu anonymisoitu hajautustieto (hash) voidaan lähettää Gravatar-palveluun, jotta tiedetään onko kommentoija palvelun käyttäjä. Gravatar-palvelun tietosuojaseloste löytyy osoitteesta https://automattic.com/privacy/.
Media
Mikäli lataat kuvia tälle sivustolle, sinun tulee välttää sellaisten kuvien lataamista, joissa on tallennettu paikkatieto (EXIF GPS). Sivuston vierailijat voivat ladata ja katsoa paikkatietoa kuvista, joita sivustolla on.
Yhteydenottolomakkeet
Yhteydenottolomakkeisiin syötetyt tiedot lähetetään yhdistyksen jäsenrekisterin ylläpitäjän sähköpostiin. Sähköpostit tuhotaan kun yhteydenottolomakkeella ilmoitettu asia on käsitelty tai jäsentietolomakkeella ilmoitetut tiedot on siirretty jäsenrekisteriin. Mitään yhteydenottolomakkeilla ilmoitettuja tietoja ei tallenneta kotisivuille.
Evästeet
Jos jätät kommentin sivustolle, voit valita nimen, sähköpostiosoitteen ja url-osoitteen tallennuksen evästeeseen. Tämä toiminto lisää käyttömukavuutta, koska lomaketta ei tarvitse täyttää jokaisella kerralla uudelleen kommenttia lisätessä. Evästetieto poistetaan selaimesta vuoden kuluttua.
Jos sinulla on tili ja kirjaudut sivustolle, asetamme väliaikaisen evästeen, joka päättelee tukeeko selaimesi evästeitä vai ei. Tämä eväste ei sisällä henkilötietoa ja se poistetaan kun selainikkuna suljetaan. (Toistaiseksi tilin avaaminen ei ole käytössä).
Kun kirjaudut sisään, asetamme useita evästeitä, jotka tallentavat kirjautumis- sekä näyttöasetuksesi. Kirjautumisevästeet poistetaan kahden vuorokauden kuluessa, näyttöasetuksiin liittyvät evästeet poistuvat vuoden päästä. Mikäli valitset “Muista minut” kirjautumisen yhteydessä, kirjautumistietojasi säilytetään kahden viikon ajan. Mikäli kirjaudut ulos, kirjautumiseen liittyvät evästeet poistetaan samassa yhteydessä. (Toistaiseksi ei ole mahdollista kirjautua).
Mikäli julkaiset artikkelin tai muokkaat olemassa olevaa tallennamme selaimeen evästeen, joka sisältää muokattavan artikkelin ID:n. Eväste vanhenee yhdessä vuorokaudessa.
Muilta sivustoilta upotettu sisältö
Tämän sivuston artikkelit voivat sisältää upotettua sisältöä (esimerkiksi videoita, kuvia, artikkeleita jne.). Toisilta sivustoilta tuodun upotetun sisällön avaaminen on verrattavissa siihen, että vierailija itse kävisi kolmannen osapuolen sivustolla.
Nämä sivustot voivat kerätä tietoa sinusta, käyttää evästeitä, upottaa kolmannen osapuolen seurantaevästeitä ja monitoroida vuorovaikutustasi upotetun sisällön kanssa, mukaan lukien vuorovaikutuksen seuranta jos ja kun olet kirjautunut käyttäjänä sivustolle.
Analytiikka
Keräämme sivuston kehittämistä varten vierailijoista muun muassa seuraavia tietoja
- Miten vierailija päätyi sivustolle: tyypillisesti Facebookin linkin kautta tai suoraan kirjoittamalla sivuston osoitteen.
- Mille sivulle vierailija tuli ensimmäisenä ja millä muilla sivuilla hän kävi. Myös viipymisaika kullakin sivulla tallennetaan.
- Vierailijoiden käyttämä selain, selaimen kieli, käyttöjärjestelmä ja palveluntarjoaja.
- Mobiililaitteiden näytön tarkkuus.
- Sijainti maan tai kaupungin tarkkuudella pohjautuen anonymisoituun IP-osoiteeseen.
Vierailijoista ei tallenneta tietoja joiden perusteella heidät voitaisiin yksilöidä tai heitä voitaisiin seurata istunnosta toiseen.
Kenelle jaamme tietosi
Anonymisoidut analytiikkatiedot jaetaan Google Analytics palveluun.
Kuinka kauan säilytämme tietoa
Mikäli jätät kommentin, kommenttia ja sen metatietoa säilytetään toistaiseksi. Tämä tehdään siksi, että voimme tunnistaa ja hyväksyä seuraavat kommentit automaattisesti sen sijaan, että säilyttäisimme ne moderointijonossa.
Tallennamme rekisteröityneiden käyttäjien (jos sellaisia on) käyttäjäprofiilien tiedot. Kaikilla käyttäjillä on mahdollisuus nähdä, muokata ja poistaa omia henkilötietojaan milloin vain. Ainoastaan käyttäjänimeä ei voi muuttaa. Verkkosivuston ylläpitäjät voivat nähdä ja muokata käyttäjäprofiilien tietoja.
Mitä oikeuksia sinulla on omaan tietoosi
Mikäli sinulla on käyttäjätili tälle sivustolle tai olet jättänyt kommentteja, voit pyytää koostetiedostoa omista henkilötiedoistasi, sisältäen kaiken henkilötiedon, jonka olet meille antanut. Voit myös pyytää henkilötietojesi poistoa. Oikeus omien tietojen poistoon ei koske sellaista henkilötietoa, joka meidän on säilytettävä ylläpidollisista, juridisista tai tietoturvaan liittyvistä syistä. (Toistaiseksi tilin avaaminen ei ole käytössä).
Minne lähetämme tietosi
Vierailijoiden kommentteja saatetaan tarkistaa automatisoidun roskapostiestopalvelun kautta.